Zweck des Datenschutzes ist es, den Einzelnen davor zu schützen, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinen Persönlichkeitsrechten beeinträchtigt wird.

Beim Umgang mit personenbezogenen Daten muss unser Verein – im Sinne des Datenschutzrechts der sog. „Verantwortliche“ - die EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und weitere datenschutzrechtliche Regelungen, insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz nach neuer Fassung (BDSG (n.F.)), beachten. Nichtbeachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften kann zu materiellen und immateriellen Schäden und zu Imageverlust führen. Die DSGVO hat den möglichen Bußgeldrahmen gegenüber früheren Regelungen erheblich ausgeweitet, so dass Bußgelder unserem Verein empfindlichen finanziellen Schaden zufügen können, der in der Folge auch das Bestehen des Vereins bedrohen kann! Daher erwarten wir von Ihnen einen verantwortungsbewussten Umgang mit den personenbezogenen Daten unserer Mitglieder, Besuchern, Lieferanten und von sonstigen Personen, mit denen Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit in Kontakt kommen. Da Daten heutzutage vor allem elektronisch vorliegen und verarbeitet werden, ist in diesem Zusammenhang insbesondere auf eine umsichtige Nutzung von PCs, mobilen Endgeräten (Laptops, Tablets, Smartphones, Speichermedien wie ext. Festplatten und USB-Sticks) und Software zu achten. Dabei darf aber natürlich auch zukünftig nicht der sorgfältige Umgang mit personenbezogenen Daten vergessen werden, die weiterhin in Papierform vorliegen.

1. Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die mit einer konkreten natürlichen Person, d.h. einem Menschen, in Verbindung gebracht werden können. Diese Personen werden im Datenschutzrecht als „Betroffene“ bezeichnet. Dabei kann es sich um Mitglieder unseres Vereins handeln und um alle Menschen, die in irgendeiner Form mit unserem Verein in Kontakt kommen. Also z.B. Dienstleister oder Lieferanten bzw. richtiger deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aber auch jeder Besucher unseres Vereins.

Beispiele für personenbezogene Daten sind Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Foto, Arbeitgeber, Familienstand, Angaben zu den Kindern, Gehalt, Vermögen, Steuerklasse, Urlaubsplanung, Arbeitsverhalten, Arbeitsergebnisse oder Hobbys und Interessen. Auch Daten ohne direkten Personenbezug (z.B. ohne Namensangabe) können personenbezogene Daten sein, wenn aus ihnen auf die zugehörigen Personen geschlossen werden kann (z.B. PC-Benutzerkennung, aber auch die Netzwerkadresse wenn nur eine Personr am PC arbeitet oder KFZ-Kennzeichen).

2. Wann ist der Umgang mit personenbezogenen Daten erlaubt?

Die Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Nutzung – kurz: „Verarbeitung“ - personenbezogener Daten ist nur auf Basis einer in der DSGVO aufgeführten Rechtsgrundlage zulässig. Die häufigsten hierbei anwendbaren sind die Einwilligung des Betroffenen, die Erfüllung eines Vertrags mit dem Betroffenen, die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aber auch die – sorgfältige! – Abwägung der Interessen des Verantwortlichen gegen die Interessen des Betroffenen. Die Daten müssen für die Zwecke, für die sie erhoben und verarbeitet werden, relevant sein. Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es der Zweck, zu dem sie erhoben oder verarbeitet wurden, erfordert. Nicht mehr erforderliche Daten sind zu löschen, unrichtige Daten zu berichtigen. In gesetzlich bestimmten Fällen oder mit Einwilligung des Betroffenen ist auch eine Verarbeitung zu anderen Zwecken zulässig.

3. Einwilligung

Eine Einwilligung des Betroffenen ist nur wirksam, wenn sie auf der freien und informierten Entscheidung des Betroffenen beruht. Der Betroffene ist hierzu u.a. auf den vorgesehenen Zweck der Verarbeitung seiner Daten, eine eventuelle Datenweitergabe an Dritte, seine Rechte sowie ggf. auf die Folgen einer Verweigerung der Einwilligung hinzuweisen. Die Einwilligung bedarf grundsätzlich der Schriftform und muss als solche deutlich zu erkennen sein. Im Bereich des Internets ist auch eine elektronische Einwilligung möglich.

4. Besondere Datenarten

Besondere Arten personenbezogener Daten sind Angaben über rassische und ethnische Herkunft, über politische Meinungen, zu religiösen oder philosophischen Überzeugungen, zur Gewerkschaftszugehörigkeit, über das Sexualleben, Gesundheitsdaten sowie biometrische (Fingerabdruck, Gesichtserkennung etc.) und genetische Daten (z.B. erblich bedingte Gesundheitsrisiken). Diese sind als besonders sensibel einzustufen und strikt vertraulich zu behandeln. Daneben unterliegen grundsätzlich Daten von Kindern (<16 Jahre) in der DSGVO einem besonderen Schutz.

5. Rechte der Betroffenen

Jeder, dessen personenbezogene Daten von oder in unserem Verein verarbeitet werden, hat gegenüber uns bestimmte gesetzlich garantierte Rechte, die er jederzeit geltend machen kann. Hierbei sind insbesondere das Recht auf Auskunft über seine bei uns gespeicherten Daten, das Recht auf die Berichtigung fehlerhafter Daten und das Recht auf Löschung unzulässig gespeicherter oder nicht mehr erforderlicher Daten zu nennen. Wenn jemandem durch eine unrechtmäßige Verarbeitung seiner Daten ein Schaden zugefügt wird, kann er Schadenersatz geltend machen. Jeder Betroffene hat außerdem das Recht, sich unmittelbar an die Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, wenn er der Ansicht ist, bei der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten in seinen Rechten verletzt worden zu sein.

6. Datensicherheit durch technische und organisatorische Maßnahmen

Die DSGVO verlangt die Umsetzung von angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um eine sichere und datenschutzkonforme Verarbeitung personenbezogener Daten zu gewährleisten. Auch wenn die Veranlassung der notwendigen Maßnahmen durch das Gremium des Vorstands erfolgt, so ist jeder Funktionsträger bzw. Angestellte für die korrekte Umsetzung verantwortlich. Die Beachtung vorhandener Regelungen z.B. in Form von Arbeitsanweisungen oder Richtlinien ist eine wichtige Voraussetzung für die Umsetzung des Datenschutzes.

7. Verpflichtung zur Wahrung des Datengeheimnisses

Es ist Ihnen untersagt, personenbezogene Daten, zu denen Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit für unseren Verein Zugang haben, unbefugt zu verarbeiten, zu nutzen oder weiterzugeben. Dieses Verbot gilt auch nach Beendigung Ihrer Tätigkeit bei unserem Verein dauerhaft fort.

Zuwiderhandlungen gegen den Datenschutz können Konsequenzen nach sich ziehen. Verstöße gegen die DSGVO oder das BDSG (n.F.) können zu Bußgeldern, Geldstrafen oder Freiheitsstrafen führen.

Was ist somit für Sie besonders wichtig?

Verarbeiten Sie nur personenbezogene Daten, bei denen Sie wissen, dass Sie hierzu befugt sind. Befugnisse können sich aus Ihrer Aufgabenbeschreibung, aus schriftlichen oder mündlichen Arbeitsanweisungen, aber auch aus Ihrem eigenen langjährigen Wissen, welche Datenverarbeitungen zu Ihrer Arbeitstätigkeit dazu gehören, ergeben.

Sorgen Sie dafür, dass unbefugte Personen keinen Einblick oder Zugriff auf personenbezogene Daten nehmen können, die Sie verarbeiten. Bleiben Sie selbst verschwiegen!

Wenn eine Person ihre Betroffenenrechte wahrnehmen oder sich über den Umgang mit personenbezogenen Daten durch unseren Verein beschweren möchte, verweisen Sie sie an die hierfür bei uns vorgesehene Stelle. Informieren Sie gleichzeitig parallel und unverzüglich den Vorstand darüber. Es ist wichtig, dass diese Information zuverlässig zum Vorstand und zum Datenschutzbeauftragten unseres Vereins gelangt.

Falls Sie bei Ihrer eigenen Arbeit oder in Ihrem Umfeld irgendeinen – auch nur vermeintlichen – Datenschutzverstoß bemerken, melden Sie diesen unverzüglich an den Vorstand oder an unseren Datenschutzbeauftragten. Die Meldefrist an die Datenschutzaufsichtsbehörde beträgt nur 72 Stunden – Wochenenden und Feiertage zählen mit! Ein „Fehlalarm“ wird spätestens durch unseren Vorstand oder Datenschutzbeauftragten erkannt und hat keine negativen Auswirkungen. Ein „unter den Teppich gekehrter“ Datenschutzverstoß, der der Datenschutzaufsichtsbehörde nicht durch uns, sondern auf anderem Wege (z.B. Beschwerde durch Betroffenen, Öffentlichkeit) zur Kenntnis gelangt, hat dagegen äußerst ernste Konsequenzen!

Bei allen Fragen zum Datenschutz (auch Ihre eigene Daten betreffend!), wann immer Sie sich unsicher sind, wie Sie sich in einer konkreten Situation verhalten sollen oder wenn Sie irgendeine datenschutzrechtlich relevante Information weitergeben möchten, können Sie sich jederzeit vertrauensvoll an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Dieser ist, wenn Sie dies wünschen, zur Verschwiegenheit – auch uns gegenüber – verpflichtet:

Herr Mustermann

- Datenschutzbeauftragter -

E-Mail: datenschutz@imkerverein-musterhausen.de

Stand: 21.06.2021

Quelle: Deutscher Imkerbund e.V. www.deutscherimkerbund.de info@imkerbund.dedatensc